خلاصه کتاب سیستم سازی در کارآفرینی ( نویسنده سم کارپنتر )

اگر از اینکه هر روز خودتان را درگیر جزئیات کسب وکارتان می بینید و احساس می کنید کارها بدون حضور دائمی شما از هم می پاشند خسته شده اید، سیستم سازی در کارآفرینی اثر سم کارپنتر می تواند ناجی شما باشد. این کتاب به شما نشان می دهد چطور با یک دیدگاه جدید و کاملاً عملی، کسب وکاری بسازید که خودش مثل ساعت کار کند و شما را از قفس کار بی پایان آزاد کند.

راستش را بخواهید، خیلی از کارآفرین ها و صاحبان کسب وکارهای کوچک، هر روز با حجم زیادی از کارها دست و پنجه نرم می کنند که هیچ وقت هم تمام نمی شوند. انگار همیشه در حال اطفاء حریق هستند و فرصتی برای نفس کشیدن و فکر کردن به تصویر بزرگ تر ندارند. کتاب «سیستم سازی در کارآفرینی» یا همان Work the System، دقیقاً برای همین مشکل نوشته شده است. سم کارپنتر، نویسنده این کتاب، خودش هم روزگاری شبیه ما بود؛ غرق در کار، استرس زده و همیشه نگران. اما یک روز به درک بزرگی رسید که زندگی و کسب وکارش را زیر و رو کرد. او فهمید که همه چیز، از زندگی شخصی گرفته تا کوچک ترین فرآیندهای کسب وکار، در واقع مجموعه ای از سیستم های به هم پیوسته و قابل کنترل هستند. با تغییر دیدگاه و شروع به مدیریت این سیستم ها، کارپنتر توانست کسب وکارش را به جایی برساند که بدون نیاز به حضور تمام وقت او، مثل یک ماشین روغن کاری شده کار کند و او هم به زندگی ای برسد که همیشه آرزویش را داشت.

در این مقاله، قرار است همراه هم به دنیای سیستم سازی سم کارپنتر سفر کنیم و ببینیم چطور می توانیم اصول این کتاب بی نظیر را در کسب وکار و زندگی خودمان پیاده کنیم. هدف این نیست که فقط یک خلاصه خشک و خالی از کتاب ارائه دهیم؛ بلکه می خواهیم با مثال های ملموس و راهکارهای عملی، به شما کمک کنیم تا بلافاصله دست به کار شوید و تغییرات مثبت را در زندگی تان شروع کنید.

سم کارپنتر، از بردگی کار تا آزادی سیستم ها

داستان سم کارپنتر واقعاً الهام بخش است. او سال ها به عنوان مالک و مدیرعامل شرکت Centratel که در حوزه خدمات پاسخگویی تلفنی فعالیت می کند، ۸۰ ساعت در هفته کار می کرد. تصورش را بکنید، ۸۰ ساعت! یعنی تقریباً تمام زندگی اش شده بود کار. او خودش را یک آدم عصبی، هیجان زده و ناامید توصیف می کند که با قهوه زیاد و خواب کم زنده بود. شرکتش ۱۵ سال به زور دوام آورده بود و تازه به سودآوری رسیده بود، اما این سودآوری به قیمت فرسودگی خودش تمام می شد.

تا اینکه یک روز، این نقطه گسست فرا رسید. او ناگهان فهمید که همه چیز، از کوچک ترین روال های روزمره زندگی اش تا پیچیده ترین فرآیندهای کسب وکارش، تحت تاثیر «سیستم ها» هستند. سیستم هایی که تا آن روز کنترلشان نکرده بود، بلکه آن ها او را کنترل می کردند. این ادراک مثل یک جرقه، دیدگاه او را کاملاً عوض کرد. او تصمیم گرفت به جای اینکه مدام درگیر جزئیات باشد و آتش نشان مشکلات شود، روی «سیستم هایی» کار کند که این مشکلات را به وجود می آوردند.

نتیجه چه شد؟ سم کارپنتر الان فقط چند ساعت در هفته کار می کند! بله، درست شنیدید، چند ساعت. کسب وکارش موفق تر از همیشه است و او وقت کافی برای خانواده، سرگرمی ها و هر کاری که دوست دارد، دارد. این تغییر باورنکردنی، محصول رویکردی است که او در کتابش با عنوان سیستم سازی در کارآفرینی به ما آموزش می دهد. فلسفه او بر پایه تجربه شخصی و عملی است، نه تئوری های خشک دانشگاهی. او به ما نشان می دهد که چطور می توانیم «برده کارمان نباشیم» و زندگی و کسب وکاری بسازیم که هم کارآمد باشد و هم آرامش را به ما برگرداند.

دیدگاه سیستمی: عینک جدیدی برای نگاه به دنیا و کسب وکار

شاید در ابتدا این ایده که همه چیز یک سیستم است کمی عجیب به نظر برسد، اما وقتی عمیق تر به آن فکر می کنید، می بینید چقدر درست است و چه قدرت عظیمی به شما می دهد. این هسته اصلی فلسفه سم کارپنتر است.

همه چیز یک سیستم است، حتی صبحانه شما!

سم کارپنتر می گوید، چه بخواهید چه نخواهید، زندگی و کسب وکار شما مجموعه ای از سیستم های به هم پیوسته و اغلب منطقی هستند. از لحظه ای که صبح از خواب بیدار می شوید تا وقتی شب سرتان را روی بالش می گذارید، در حال اجرای یک سری سیستم هستید. روال صبحگاهی شما برای آماده شدن برای کار، فرآیند خرید کردن از سوپرمارکت، حتی نحوه پاسخ دادن به ایمیل ها یا مدیریت قرارهای روزانه؛ همه و همه سیستم هستند. این سیستم ها قرار نیست مرموز یا آشفته باشند، آن ها قابل پیش بینی و مهم تر از همه، قابل بهینه سازی هستند.

تصورش را بکنید: شما هر روز صبح از خواب بیدار می شوید، مسواک می زنید، لباس می پوشید، صبحانه می خورید، از خانه بیرون می روید و به محل کار می رسید. این یک سیستم است. اگر در بخشی از این سیستم مشکل دارید (مثلاً همیشه دیر از خانه بیرون می روید)، می توانید آن زیرسیستم را شناسایی کنید (شاید فرآیند انتخاب لباس شما زمان بر است) و آن را بهبود ببخشید (لباس هایتان را از شب قبل آماده کنید). همین منطق را می توانید به تمام جنبه های کسب وکار و زندگی تان تعمیم دهید.

چرا باید از بالا نگاه کنیم؟ مزایای دیدگاه سیستمی

یکی از مهم ترین نکاتی که کارپنتر روی آن تاکید دارد، این است که باید دیدگاه خودمان را تغییر دهیم. به جای اینکه غرق در جزئیات روزمره شویم و از داخل سیستم به مشکلات نگاه کنیم، باید از بیرون و کمی بالاتر به آن نگاه کنیم. مثل یک خلبان که از بالا به نقشه شهر نگاه می کند و می تواند تمام خیابان ها و ترافیک ها را ببیند.

این دیدگاه بیرونی و کمی بالاتر به شما امکان می دهد تا زندگی و کسب وکارتان را به عنوان مجموعه ای از سیستم هایی ببینید که می توانند تجزیه و تحلیل، اصلاح و بهبود یابند. مزایای این کار فوق العاده است:

• کاهش استرس: وقتی می دانید هر کاری چطور انجام می شود و سیستم مشخصی دارد، نگرانی ها و اضطراب ها کم می شوند.
• افزایش شفافیت: همه چیز واضح تر می شود. می دانید چه کسی، چه کاری را چطور باید انجام دهد.
• بهبود تصمیم گیری: با شناخت کامل سیستم ها، تصمیمات منطقی تر و موثرتری خواهید گرفت.
• افزایش بهره وری: سیستم های بهینه شده، کارها را سریع تر، با خطای کمتر و با کیفیت بالاتر پیش می برند.

با حفظ مداوم این دیدگاه بالاتر، قادر خواهید بود ناکارآمدی ها را شناسایی کنید، فرآیندها را ساده کنید و انتخاب های آگاهانه تری داشته باشید. این تغییر در ذهنیت، پایه و اساس تحول زندگی و کسب وکارتان است.

ستون های اصلی سیستم سازی: سه سند جادویی کارپنتر

حالا که فهمیدیم همه چیز یک سیستم است و باید از بالا به آن ها نگاه کنیم، وقتش رسیده که برویم سراغ بخش عملی قضیه. سم کارپنتر برای اینکه بتوانیم سیستم ها را کنترل کنیم، روی مستندسازی تاکید زیادی دارد. او می گوید هر کسب وکاری (و حتی زندگی شخصی هر فردی) باید سه سند کلیدی داشته باشد که مثل نقشه راه، قانون اساسی و دستورالعمل های اجرایی عمل می کنند.

چرا مستندسازی ناجی کسب وکار شماست؟

شاید فکر کنید مستندسازی یعنی کلی کاغذبازی و وقت تلف کردن. اما سم کارپنتر معتقد است که مستندسازی، سنگ بنای هر کسب وکار موفق است. مثل دفترچه راهنمای یک ماشین پیچیده است. شما وقتی یک ماشین گران قیمت می خرید، بدون دفترچه راهنما چطور می خواهید از آن استفاده کنید؟ کسب وکار شما هم یک ماشین پیچیده است.

مستندسازی به شما کمک می کند:

• کارها همیشه به یک شکل و با کیفیت ثابت انجام شوند (تکرارپذیری).
• خطاها و اشتباهات به حداقل برسند.
• آموزش کارمندان جدید خیلی راحت تر و سریع تر شود.
• ارزش کسب وکارتان بالا برود، چون دیگر وابسته به یک نفر نیست.

او می گوید مستندسازی سخت ترین بخش سیستم سازی است، اما حیاتی ترین آن. این کار نشان می دهد که کسب وکار و زندگی شما ترکیبی از «سیستم های متنوع» با اهداف و روش های خاص است. این سه سند اصلی، این مستندسازی را برای شما انجام می دهند:

سند اول: اهداف استراتژیک (قطب نمای کسب وکار شما)

این سند، قلب سیستم سازی شماست. سم کارپنتر می گوید باید یک سند یک صفحه ای داشته باشید که اهداف اصلی کسب وکار و زندگی شخصی تان را به وضوح در آن بنویسید. این سند مثل قطب نمایی است که مسیر حرکت شما را نشان می دهد و به شما می گوید قرار است به کجا بروید.

• شرح: در این سند باید اهداف اصلی و کلی خودتان و کسب وکارتان را مشخص کنید. مثلاً افزایش رضایت مشتریان تا ۹۵٪ در سه سال آینده یا رسیدن به سودآوری X میلیون تومانی در سال.
• نکات عملی: اهداف باید واقع بینانه، قابل اندازه گیری و زمان بندی شده باشند. نیازی نیست در ابتدا کامل باشد، فقط شروع کنید. هر چند وقت یک بار با تیمتان آن را مرور کنید.
• عملکرد: این سند «قطب نمای» کسب وکار شماست.

مثلاً یکی از اهداف Centratel این بود: «استراتژی اصلی ما این است که سیستم های کسب وکار را با جدیت در راه تکامل به کار گیریم.» هدف شما می تواند فروش بیشتر، ارائه بهترین خدمات یا هر چیز دیگری باشد، اما باید کاملاً شفاف و یک صفحه باشد.

سند دوم: اصول اجرایی عمومی (قانون اساسی سازمان شما)

بعد از اینکه اهداف را مشخص کردید، نوبت به سند دوم می رسد که کارپنتر آن را «قانون اساسی» سازمان شما می نامد. این سند، ارزش ها، باورها و اصول راهنمای کلی را برای تصمیم گیری ها و رفتارهای شما و تیمتان در سازمان تعیین می کند. در واقع، این سند چارچوبی برای فرهنگ کاری شماست.

• شرح: این سند باید دو تا سه صفحه باشد و شامل ارزش های محوری، اخلاقیات و استانداردهایی است که می خواهید در کسب وکارتان رعایت شود.
• نکات عملی: این اصول را با مشورت تیمتان تدوین کنید. باید به قدری واضح باشند که هر کسی بتواند در موقعیت های مختلف بر اساس آن ها تصمیم بگیرد. زمان زیادی برای تدوین و تصحیح این سند بگذارید (۱۰ تا ۲۰ ساعت).
• عملکرد: این سند «قانون اساسی» سازمان شما عمل می کند.

شرکت Centratel حدود ۳۰ اصل اجرایی کلی دارد. یکی از معروف ترین آن ها این است: «ما آتش نشان نیستیم، ما متخصصان پیشگیری از آتش سوزی هستیم. ما مشکلات را مدیریت نمی کنیم، بلکه در مرحله اول، در ارتقا و تعمیر سیستم ها برای جلوگیری از بروز مشکلات تلاش می کنیم.» این جمله به وضوح فلسفه آن ها را نشان می دهد و به تیمشان می گوید چطور باید فکر کنند.

سند سوم: فرآیندهای کاری (نقشه گام به گام انجام هر کار)

این سند جزئی ترین و شاید مهم ترین سند در سیستم سازی است. سند فرآیندهای کاری، دستورالعمل های دقیق و گام به گام برای انجام هر فعالیت و وظیفه را، از ساده ترین تا پیچیده ترین، شامل می شود. تصور کنید یک کتاب آشپزی دارید که تمام دستورالعمل ها را جزء به جزء نوشته است؛ این سند هم همین طور است، اما برای کسب وکار شما.

• شرح: این سند باید به قدری جزئی باشد که هر فردی، حتی یک کارمند جدید، با خواندن آن بتواند هر کاری را بدون مشکل و با کیفیت استاندارد انجام دهد.
• نکات عملی:
  • فرآیندها را با رویکرد سوال و جواب بنویسید (مثلاً چطور یک سفارش آنلاین ثبت کنیم؟).
  • زبان ساده و شفاف باشد و از اصطلاحات تخصصی پیچیده تا حد امکان دوری کنید.
  • برای شروع، سراغ پرمشکل ترین، پرتکرارترین یا زمان برترین فرآیندها بروید.
  • هر فرآیند را بارها آزمایش کنید تا مطمئن شوید که بهترین حالت ممکن است.
• عملکرد: این سند «دستورالعمل های اجرایی» هر روزه عمل می کند.

فرض کنید شما یک فروشگاه آنلاین کوچک دارید. می توانید فرآیند پاسخگویی به ایمیل پشتیبانی مشتری را مستندسازی کنید:

1. ایمیل های جدید را هر روز ساعت ۱۰ صبح و ۴ بعدازظهر چک کنید.
2. موضوع ایمیل را بررسی کرده و آن را در دسته مربوطه (مثلاً: سوال در مورد محصول، مشکل در پرداخت، درخواست بازگشت کالا) قرار دهید.
3. اگر سوال پرتکرار است، پاسخ آماده (Template) مربوطه را ارسال کنید.
4. اگر سوال پیچیده است، آن را به بخش مربوطه (مثلاً بخش فنی یا فروش) فوروارد کنید و از دریافت کننده بخواهید حداکثر تا ۲ ساعت پاسخ دهد.
5. پس از پاسخ، ایمیل را با برچسب پاسخ داده شد مشخص کنید.

همین فرآیند ساده، باعث می شود هیچ ایمیلی بدون پاسخ نماند، پاسخ ها استاندارد باشند و مشتریان تجربه بهتری داشته باشند. Centratel خودش ۳۰۰ فرآیند کاری مستند دارد که برخی تنها چند خط و برخی تا ۶ صفحه طول دارند.

مهم ترین نکته این است که مستندسازی فقط برای رفع مشکلات نیست. باید برای هر فعالیت مهمی فرآیند کاری ایجاد کنید. این کار به شما اطمینان می دهد که کسب وکارتان تا حد ممکن حرفه ای و کارآمد پیش می رود.

استراتژی های عملیاتی سیستم سازی: فراتر از کاغذبازی!

داشتن اسناد عالی بدون رویکرد عملی مناسب، مثل داشتن نقشه ای عالی بدون بلد راه است. سم کارپنتر به غیر از مستندسازی، چند استراتژی عملی هم برای پیاده سازی موفق سیستم سازی ارائه می دهد که واقعاً کارآمد هستند.

از آتش نشانی تا پیشگیری از آتش سوزی: رویکرد فعالانه

یادتان هست که گفتیم یکی از اصول Centratel این بود که آن ها آتش نشان نیستند، بلکه متخصص پیشگیری از آتش سوزی هستند؟ این دقیقاً همین جا خودش را نشان می دهد. خیلی از کارآفرین ها و مدیران، بیشتر وقتشان را صرف اطفاء حریق می کنند؛ یعنی مدام در حال حل کردن مشکلات و بحران های لحظه ای هستند. یک مشکل پیش می آید، آن را حل می کنند، بعد یک مشکل دیگر، و همین طور ادامه دارد.

رویکرد سیستمی کارپنتر این است که به جای واکنش دائم به مشکلات، انرژی تان را صرف بهبود سیستم هایی کنید که از بروز این مشکلات در وهله اول جلوگیری می کنند. باید به این فکر کنید که چرا این مشکل پیش آمد؟ و چطور می توانیم سیستمی بسازیم که دیگر این مشکل تکرار نشود؟ برای این کار، باید سیستم های دردناک کسب وکارتان را شناسایی کنید. آن بخش هایی که مدام سردرد ایجاد می کنند، خطا دارند یا زمان زیادی می گیرند، همان سیستم های دردناک شما هستند که نیاز به جراحی دارند.

استراتژی نقطه فروش (Point of Sale): امروز انجامش بده!

این یک استراتژی ساده اما بسیار قدرتمند است: هر وظیفه را به محض بروز آن انجام دهید و هرگز آن را به تعویق نیندازید. ما اغلب تمایل داریم کارهای کوچک را به بعد موکول کنیم، اما این کارهای کوچک روی هم انباشته می شوند و یک کوه بزرگ از وظایف انجام نشده را می سازند که خودش یک سیستم دردناک است.

با اجرای استراتژی نقطه فروش، اجازه نمی دهید کارها روی هم تلنبار شوند. ایمیل مهمی دریافت کردید؟ همان لحظه پاسخ دهید (اگر بیش از ۲ دقیقه زمان نمی برد). قبض ها را به صورت خودکار تنظیم کنید تا سر وقت پرداخت شوند. یک ایراد کوچک در وب سایت دیدید؟ همان لحظه آن را به تیم مربوطه گزارش دهید یا خودتان برطرف کنید.

این کار نه تنها حجم کارهایتان را کم می کند، بلکه استرس را هم به شدت پایین می آورد و کارایی کلی شما را افزایش می دهد. با ایجاد سیستم هایی که امکان اقدام فوری را فراهم می کنند، محیط زندگی و کار روان تر و پربازده تری ایجاد خواهید کرد.

بهره وری هوشمندانه با زمان های اوج (BPT و MPT)

کارپنتر درباره دو نوع زمان اوج صحبت می کند: زمان اوج زیستی (Biological Peak Time – BPT) و زمان اوج مکانیکی (Mechanical Peak Time – MPT).

• BPT: ساعاتی از روز که شما در اوج هوشیاری، تمرکز و بهره وری ذهنی هستید. برای بعضی ها صبح زود است، برای بعضی ها عصر. او می گوید کارهای مهم و فکری (مثل برنامه ریزی استراتژیک، نوشتن محتواهای پیچیده، حل مسائل خلاقانه) را در این زمان ها انجام دهید.
• MPT: زمان هایی که برای بهبود سیستم ها و فعالیت های ساخت کسب وکار اختصاص می دهید. این زمان باید مقدس باشد.

باید ساعت های اوج خود را شناسایی کنید و برنامه کاری تان را بر اساس آن ها تنظیم کنید. به این ترتیب، در زمان کمتری، کارهای مهم تری را انجام می دهید و فضای بیشتری برای استراحت و فعالیت های شخصی خواهید داشت. کار هوشمندانه تر، نه سخت تر.

شجاعت آرام (Quiet Courage): انجام دادن کارها حتی وقتی راحت نیست!

این شاید یکی از عمیق ترین مفاهیم کتاب باشد. شجاعت آرام یعنی توانایی انجام اقدامات لازم، حتی زمانی که احساس ناراحتی، ترس یا عدم اطمینان دارید. خیلی وقت ها می دانیم باید چه کاری انجام دهیم (مثلاً مستندسازی یک فرآیند یا روبرو شدن با یک کارمند مشکل ساز)، اما از انجامش طفره می رویم چون راحت نیست یا ترسناک به نظر می رسد.

کارپنتر می گوید برای پرورش این شجاعت:

• از گام های کوچک شروع کنید. نیازی نیست یک باره کل کسب وکارتان را سیستم سازی کنید.
• روی فرآیند تمرکز کنید، نه فقط نتیجه. اگر فرآیند درست باشد، نتیجه هم خود به خود درست می شود.
• ناراحتی را بپذیرید. بعضی کارها راحت نیستند، اما لازم اند.

این شجاعت آرام است که به شما کمک می کند سیستم هایتان را اجرا و حفظ کنید و از فلج تحلیل جلوگیری کنید.

ساختن تیم رویایی: افراد مناسب در سیستم های مناسب

سیستم های عالی به تنهایی کافی نیستند. برای اینکه سیستم هایتان بدرخشند، به افراد عالی نیاز دارید. سم کارپنتر تاکید می کند که باید بر جذب، توسعه و حفظ استعدادهای برتر تمرکز کنید. سیستم ها به شما کمک می کنند تا تیمتان را بهتر مدیریت کنید، اما نقش افراد کلیدی است.

یک تیم خارق العاده نیازمند وضوح، آموزش مداوم و فرصت های رشد است. وقتی سیستم ها شفاف و کارآمد باشند، افراد می دانند چه انتظاری از آن ها می رود، چطور باید کارها را انجام دهند و این به آن ها کمک می کند با هماهنگی و اثربخشی بیشتری عمل کنند. سیستم ها، افراد تیم را توانمند می کنند تا بهترین خودشان باشند.

قانون 98% کمال گرایی: پیشرفت بهتر از فلج!

برای بسیاری از ما، کمال گرایی یک دام است. ما می خواهیم همه چیز ۱۰۰% کامل و بی نقص باشد و همین باعث می شود که خیلی وقت ها اصلاً شروع نکنیم یا در یک مرحله گیر کنیم. سم کارپنتر می گوید تلاش برای کمال ۱۰۰% اغلب ناکارآمد است و به استرس غیرضروری و تعلل منجر می شود.

او پیشنهاد می کند به جای ۱۰۰%، روی ۹۸% تمرکز کنید. یعنی به دنبال کیفیت بالا باشید، اما اجازه ندهید کمال گرایی شما را فلج کند. یک سیستم ۹۸% کامل که همین الان اجرا می شود، بسیار بهتر از یک سیستم ۱۰۰% کامل است که هرگز ساخته نمی شود. همیشه می توانید سیستم ها را بهبود ببخشید و به سمت کمال حرکت کنید، اما نباید به خاطر ترس از ناقص بودن، دست روی دست بگذارید.

شروع سفر سیستم سازی: گام به گام تا کسب وکاری خودگردان

حالا که با مفاهیم و استراتژی های اصلی سیستم سازی آشنا شدید، وقتش رسیده که بپرسیم: خب، از کجا شروع کنیم؟ سم کارپنتر یک راهنمای گام به گام عملی ارائه می دهد تا بتوانید این مسیر را در کسب وکار خودتان شروع کنید.

اولین قدم ها: چطور شروع کنیم و کجا دست بگذاریم؟

1. وضعیت فعلی را ارزیابی کنید و سیستم های دردناک را شناسایی کنید: به کسب وکارتان نگاه کنید. کدام بخش ها همیشه مشکل ساز هستند؟ کجاها زمان زیادی از شما می گیرند؟ کدام فرآیندها مدام خطا دارند؟ این ها همان نقاطی هستند که باید کار را از آن ها شروع کنید.
2. سند اولیه اهداف استراتژیک و اصول اجرایی را تدوین کنید: نگران کامل بودن نباشید. یک صفحه برای اهداف و دو سه صفحه برای اصول کلی بنویسید. این ها قطب نما و قانون اساسی اولیه شما هستند.
3. اولین فرآیند برای مستندسازی را انتخاب کنید: سراغ یکی از سیستم های دردناک، پرتکرار یا زمان بر بروید. مثلاً نحوه پاسخگویی به درخواست های مشتری یا فرآیند بسته بندی و ارسال کالا.
4. فرآیند کاری گام به گام را بنویسید و تست کنید: دقیقاً بنویسید که هر کاری چطور انجام می شود. جزئیات را فراموش نکنید. سپس آن را به چند نفر از تیمتان بدهید تا تست کنند و بازخورد بدهند. آیا همه چیز واضح است؟ آیا راه بهتری هم وجود دارد؟
5. تیم را آموزش دهید، بر اجرا نظارت کنید و سپس تکرار و بهبود مستمر داشته باشید: فرآیند مستند شده را به تیمتان آموزش دهید و مطمئن شوید همه از آن پیروی می کنند. بعد از مدتی، دوباره آن را بررسی کنید و ببینید چطور می توانید بهترش کنید. این یک چرخه بی پایان از بهبود است.

مثال های کاربردی سیستم سازی برای کسب وکارهای کوچک

برای اینکه این مفاهیم ملموس تر شوند، بیایید چند مثال عملی برای کسب وکارهای کوچک را با هم بررسی کنیم:

عنوان فرآیند	چالش رایج بدون سیستم	چطور سیستم سازی کنیم؟	نتیجه سیستم سازی
فرآیند جذب مشتری	نمی دانیم مشتریان از کجا می آیند، فروش ناپایدار است، سرنخ ها از دست می روند.	مراحل را از اولین تماس یا کلیک مشتری تا تبدیل شدن به خریدار مستند کنید. چه کسی با چه متنی تماس بگیرد، چه ایمیلی ارسال شود، چه پیگیری هایی انجام شود.	افزایش نرخ تبدیل، کاهش اتلاف سرنخ ها، فروش پایدارتر و قابل پیش بینی.
فرآیند تولید محتوا	محتوا به موقع منتشر نمی شود، ایده ها تکراری اند، کیفیت محتوا ثابت نیست، تیم سردرگم است.	از ایده پردازی اولیه تا تحقیق کلمات کلیدی، نوشتن، ویرایش، طراحی، انتشار و ترویج، هر مرحله را با جزئیات بنویسید و مسئولیت ها را مشخص کنید (چک لیست ها و تقویم محتوا).	انتشار منظم و با کیفیت محتوا، بهبود سئو، افزایش ترافیک و اعتبار.
فرآیند پشتیبانی مشتری	زمان پاسخگویی طولانی است، پاسخ ها استاندارد نیستند، مشتریان ناراضی اند، مشکلات تکراری.	پروتکل های مشخصی برای انواع سوالات (ایمیل، تلفن، چت) ایجاد کنید. چه کسی پاسخ دهد، چه اطلاعاتی بپرسد، زمان پاسخگویی چقدر باشد، چگونه مشکل را پیگیری کند.	افزایش رضایت مشتری، کاهش بار کاری تیم پشتیبانی، بهبود شهرت برند.

همانطور که می بینید، سیستم سازی فقط برای شرکت های بزرگ نیست. حتی در کوچک ترین کسب وکارها هم می تواند معجزه کند و شما را از جزئیات روزمره رها سازد.

جمع بندی: زندگی و کسب وکاری که لایقش هستید

خلاصه کتاب سیستم سازی در کارآفرینی (نویسنده سم کارپنتر) به ما یک درس بزرگ می دهد: شما محکوم به کار بی پایان و استرس مداوم نیستید. می توانید کنترل کسب وکار و زندگی تان را به دست بگیرید و آن ها را به سمتی هدایت کنید که نه تنها سودآورتر باشند، بلکه برای شما آرامش و آزادی هم به ارمغان بیاورند.

فلسفه سم کارپنتر یک تغییر دیدگاه اساسی است؛ دیدن جهان به عنوان مجموعه ای از سیستم های قابل کنترل و بهینه سازی. با مستندسازی اهداف استراتژیک، اصول اجرایی و فرآیندهای کاری، و با به کارگیری استراتژی های عملی مثل نقطه فروش و زمان های اوج، می توانید کسب وکاری بسازید که بدون نیاز به حضور تمام وقت شما، مثل ساعت کار کند. این رویکرد به شما کمک می کند تا از اطفاء حریق مداوم به سمت پیشگیری از آتش سوزی حرکت کنید، تیم قوی تری بسازید و با قانون ۹۸% کمال گرایی، به جای فلج تحلیل، به پیشرفت مداوم برسید.

پس، منتظر چه هستید؟ سفر سیستم سازی را همین امروز شروع کنید، حتی با یک گام کوچک. یک فرآیند دردناک را شناسایی کنید و شروع به مستندسازی آن کنید. خودتان را از چرخه کار بی پایان رها کنید و به سمت کسب وکاری مستقل، مقیاس پذیر و زندگی ای سرشار از آرامش قدم بردارید. اگر می خواهید عمیق تر به این مفاهیم بپردازید، پیشنهاد می کنم حتماً خود کتاب سیستم سازی در کارآفرینی را بخوانید و از گنجینه ی تجربیات عملی سم کارپنتر بهره ببرید.